Organización y software para reuniones efectivas

KelSin Global Consulting

“¿Una junta más?”. Es una pregunta con cierta carga de cansancio que suele escucharse en las empresas. No importa si es presencial o por videollamada, acudir a múltiples reuniones a lo largo del día causa que se pierda la concentración, que los proyectos avancen con lentitud y, peor aún, hay colaboradores que no le encuentran sentido a la llamada “juntitis”, por lo que el nivel de atención suele ser bajo y la productividad de las juntas, igual de baja.

Hay dos aspectos a considerar para abatir la adicción a las juntas y que además, sean realmente efectivas: organización y herramientas.

Organización

Considera estos 20 criterios:

Antes de la reunión

1. Definir los objetivos. Sin objetivo, no debe haber reunión.
2. Definir si es necesaria la reunión o basta con algún otro tipo de comunicación.
3. Determinar los participantes y confirmar su asistencia. No incluyas a quienes sólo estarán de oyentes.  
4. Informar a los participantes el motivo de la reunión y su responsabilidad en la misma.
5. Preparar y distribuir con anticipación la agenda de la junta y otros materiales que se vayan a requerir.

Durante la reunión

1. Empezar a tiempo.
2. Establecer reglas para la junta y repasarlas al haber nuevos integrantes: participar, enfocarse, llegar al objetivo y, si es el caso, respetar la confidencialidad.
3. Clarificar el propósito de la junta, revisar la agenda, ponerla en una pantalla y seguirla no sólo en cuanto a su orden, sino a los tiempos programados.
4. Dar seguimiento a los acuerdos anteriores.
5. Discutir un tema a la vez.
6. Controlar que solo una persona hable a la vez, dando a todos oportunidad de expresarse, y evitando que alguien pretenda monopolizar la discusión. A quien no esté participando, motivarlo mediante preguntas abiertas.
7. Mantener el enfoque y relevancia de la discusión.
8. Anotar todas las ideas. Las que no sean de los temas del día, anotarlas aparte para seguimiento posterior.
9. Cerrar cada tema de la agenda.

Cierre de la reunión

1. Resumir las discusiones importantes así como asignar tareas y plazos.
2. Terminar a tiempo.
3. Asegurarse de que todos conocen los siguientes pasos.

Después de la reunión

1. Enviar la minuta en las próximas 24 horas.
2. Dar seguimiento a las decisiones.
3. Ver en la siguiente reunión lo que no se haya concluido.

Herramientas

Todos en el equipo deben usar el mismo software para su planeación de agenda, eso facilitará lograr la optimización de la planeación y ejecución de las juntas. Ese software:  

1. Debe permitir mostrar los tiempos disponibles de todos. De esa manera se podrá elegir fácilmente un momento para la junta que sea adecuado para todos. Para lograr esto, es necesario que permita sincronizar con otros calendarios, para que puedan considerarse también los tiempos personales, así causar el mínimo de molestias a los invitados a la junta y asegurar que no haya excusas para faltar.
2. Cuando las juntas deban involucrar clientes o prospectos, tu software debe permitirte que ellos mismos seleccionen sus horarios, así los consentirás y la fijación de horarios para las reuniones será mucho más veloz.
3. Debe ser accesible desde cualquier dispositivo, para que nadie pueda decir que no vio un aviso.
4. Debe permitir agregar fácilmente a los invitados una junta (un click tendría que ser suficiente), para evitar el envío constante de correos, mensajes o llamadas. Dichos invitados tendrían que ser los únicos con acceso a la información que se comparta.
5. Debe estar conectado a una herramienta de gestión de proyectos, de modo que sea más sencillo asignar tareas, recursos y responsables. Mucho mejor aún, debe permitir el intercambio de ideas de forma virtual, ya sea por mensajes, videos, notas, documentos, etc. De esa forma la actividad continúa sin necesidad de esperar una nueva junta.

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