Evita malestares en tu hospital controlando las compras

KelSin Global Consulting

Perder el control de las compras en un hospital pone en serios problemas su funcionamiento. Por mencionar algunos de los inconvenientes más importantes:

Desperdicio financiero

Sin un control adecuado, los hospitales pueden gastar de más en compras innecesarias o redundantes. Esto puede resultar en un desperdicio financiero y presión sobre el presupuesto del hospital, afectando potencialmente la disponibilidad de fondos para áreas críticas como la atención al paciente, los salarios del personal y el mantenimiento de las instalaciones.

Interrupciones en la cadena de suministro

La falta de control sobre las compras puede provocar interrupciones en la cadena de suministro, incluidos desabastecimientos o retrasos en la obtención de suministros y equipos médicos esenciales. Esto puede comprometer la atención al paciente, alterar los programas de tratamiento y afectar la capacidad del hospital para responder eficazmente a emergencias o aumentos inesperados de pacientes.

Riesgos de cumplimiento

Los hospitales están sujetos a diversos requisitos reglamentarios y estándares de calidad relacionados con la adquisición de atención médica. No controlar las compras puede aumentar el riesgo de incumplimiento de regulaciones como las pautas para dispositivos médicos, entre otras.

¿Cómo lograr que el control sea eficiente?

Estas son algunas de las mejores prácticas:

Compras centralizadas

Establece un departamento o sistema de compras centralizado para supervisar todas las actividades de adquisiciones. Esto ayuda a estandarizar los procedimientos, negociar mejores acuerdos y mantener la coherencia.

Procedimientos estandarizados

Desarrollar e implementar políticas y procedimientos de compras estandarizados. Esto incluye definir procesos de aprobación, umbrales presupuestarios, proveedores preferidos y procesos de solicitud de órdenes de compra.

Gestión de proveedores

Mantén una base de datos de proveedores completa, evalúa a los proveedores periódicamente en función del rendimiento, los precios, la calidad y la confiabilidad. Cultiva relaciones sólidas con proveedores preferidos para aprovechar mejores ofertas y servicios.

Gestión de inventario

Implementa sistemas de gestión de inventario para realizar un seguimiento de los niveles de existencias, monitorear los patrones de uso y evitar el exceso de existencias o el desabastecimiento. Esto garantiza la disponibilidad de suministros y minimiza los costos de transporte.

Control presupuestario

Establece pautas presupuestarias claras para diferentes departamentos o unidades y haz cumplir estrictamente los límites presupuestarios. Revisa y analiza periódicamente los datos de compras para identificar oportunidades de ahorro de costos y abordar las variaciones presupuestarias.

Cumplimiento de las regulaciones

Garantiza el cumplimiento de las regulaciones de atención médica, incluidas las relacionadas a dispositivos médicos y productos farmacéuticos, entre otras.

Capacitación y educación

Brindar capacitación al personal involucrado en los procesos de compras para familiarizarlos con las políticas, procedimientos y requisitos de cumplimiento. Esto ayuda a reducir los errores y promover la rendición de cuentas.

Uso de tecnología

Utiliza software de compras o sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) para optimizar los procesos de adquisiciones, automatizar aprobaciones, generar informes y mejorar la eficiencia general.

Informes transparentes

Mantén mecanismos de informes transparentes para realizar un seguimiento del gasto, monitorear los patrones de compra e identificar áreas de mejora. Revisa periódicamente los informes financieros y las métricas para evaluar el desempeño de las compras.

Auditorías y revisiones

Realiza auditorías y revisiones periódicas de las actividades de compras para identificar discrepancias, ineficiencias o problemas de cumplimiento. Esto ayuda a mantener la integridad y la responsabilidad dentro del proceso de adquisiciones.

¿Ya está convencido?

Para controlar eficazmente las compras, optimizar los costos, garantizar el cumplimiento y, en última instancia, mejorar la prestación de atención al paciente, tómate un tiempo para charlar con los expertos de KelSin Global Consulting, que te orientarán a tomar las mejores decisiones que impulsarán la mejora en tu administración a través de la transformación digital que requiere.